Artikel

ARSIP ADALAH SEBUAH PROSES  DAN SEDIA SAAT DIBUTUHKAN

ARSIP ADALAH SEBUAH PROSES DAN SEDIA SAAT DIBUTUHKAN

Penulis: Johanis Tato Lempang - Balai Besar Kimia dan Kemasan

      Hidup adalah sebuah proses dan arsip lahir dari sebuah proses. Sebagian orang memahami arsip hanya sebatas surat masuk dan surat keluar sehingga dalam memberkaskan dan menyimpan arsip mereka memberi nama kumpulan surat masuk dan surat keluar. Oleh karena pemahaman mereka masih sebatas itu maka arsip-arsip yang mereka ciptakan kurang mendapat perhatian, kurang peduli, kurang dipelihara karena kurang memahami isi dan informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Arsip disimpan sembarangan sehingga mudah tercecer, rusak bahkan hilang dan pada saat dibutuhkan susah mencarinya dan tidak ditemukan. Pada kesempatan ini penulis mencoba melihat arsip sebagai sebuah proses dan pada saat dibutuhkan harus ada. Setiap orang dalam menjalani kehidupan pasti mengalami sebuah proses, melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan atau cita-cita yang diinginkan baik sebagai individu, keluarga, maupun secara kelompok atau masyarakat, baik yang terhimpun dalam suatu wadah organisasi maupun tidak terhimpun dalam wadah organisasi, baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta. Aktivitas apapun yang dilakukan oleh individu atau kelompok manusia adalah sebuah proses dan proses tersebut menciptakan arsip baik arsip tekstual maupun arsip elektronik. Sebagai contoh kalau kita membeli barang atau membeli pulsa handphone di sebuah supermarket kita diberikan setruk sebagai bukti bayar dan apabila sampai ke rumah dan ternyata barang yang kita beli tidak sesuai dengan keinginan atau selera maka kemudian kita kembali ke supermarket tersebut ingin menukar barang yang sudah kita beli dan pada saat itu kasir pasti menanyakan apakah bapak/ibu masih menyimpan setruk pembelian ?. Itu artinya bahwa dalam proses membeli barang tadi tercipta sebuah arsip dan pada saat dibutuhkan harus ada. Demikian pula apabila kita memasuki sebuah sekolah atau perguruan tinggi mulai dari pendaftaran sampai diterima menjadi siswa atau mahasiswa dan melalui proses belajar mengajar dengan jangka waktu tertentu maka hal tersebut merupakan sebuah proses yang dijalani oleh siswa atau mahasiswa dan menciptakan arsip baik arsip individu berupa ijasah maupun arsip negara berupa buku induk siswa atau mahasiswa yang tersimpan di sekolah atau perguruan tinggi bersangkutan dan arsip yang diberikan secara individu oleh sekolah atau perguruan tinggi tersebut pada saat dibutuhkan dalam melanjutkan studi atau mencari kerja maka arsip tersebut harus ada. Akte lahir, surat nikah, kartu keluarga yang kita miliki lahir dari sebuah proses dan pada saat dibutuhkan terkait dengan hak-hak keperdataan kita dalam bermasyarakat, berbangsa dan bernegara maka harus tersedia.

 Dalam konteks berbangsa dan bernegara arsip menurut defenisi Undang-Undang Nomor 43/2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Kata “rekaman” adalah sebuah proses, “kegiatan” adalah sebuah proses, “peristiwa” adalah sebuah proses. Jadi arsip yang dibuat dan diterima oleh  lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan lahir dari sebuah proses rekaman atau proses kegiatan dan proses peristiwa. Rekaman dapat berupa tulisan, gambar, poster, karikatur, video, rekaman suara, film dan pada saat dibutuhkan harus ada.

      Penyelenggaraan pemerintahan di tiap-tiap lembaga atau satker mempunyai tugas dan fungsi yang ditetapkan oleh Kepala Lembaga atau Kepala satker yang bersangkutan untuk mencapai tujuan. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tersebut ada proses, ada aktivitas atau kegiatan, ada peristiwa yang direkam dalam berbagai media sehingga tercipta arsip. Dalam konteks ini penulis mencoba menguraikan tugas dan fungsi sebagai sebuah proses yang menciptakan arsip di tempat penulis bekerja yaitu Balai Besar Kimia dan Kemasan, Kementerian Perindustrian dan selanjutnya penulis akan menguraikan bagaimana hubungan atau keterkaitan antara tugas dan fungsi satker  BBKK yang diatur dalam Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor 38/M-IND/PER/6/2006 dengan amanat Undang-Undang Nomor 43/2009 pasal 33 dan pasal 3 serta peran dan fungsi Arsiparis yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28/2012 pasal 151 yaitu menjaga ketersediaan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sebagai bahan akuntabilistas kinerja dan alat bukti yang asah. Konsekwensi dari menjaga adalah memastikan ketersediaan arsip artinya siap saat dibutuhkan.

      Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor 38/M-IND/PER/6/2006 tanggal 29 Juni 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Besar Kimia dan Kemasan pasal 2 menyebutkan bahwa Balai Besar Kimia dan Kemasan atau disingkat BBKK mempunyai tugas melaksanakan kegiatan penelitian, pengembangan, kerjasama, standardisasi, pengujian, sertifikasi, kalibrasi, dan pengembangan kompetensi industri kimia dan kemasan sesuai kebijaksanaan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan Industri.

      Selanjutnya pasal 3 mengatakan dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 2, BBKK menyelenggarakan fungsi (a) Penelitian dan pengembangan, pelayanan jasa teknis bidang teknologi bahan baku, bahan pembantu, proses produk, peralatan dan pelaksanaan pelayanan dalam bidang pelatihan teknis, konsultansi/penyuluhan, alih teknologi, serta rancang bangun dan perekayasaan industri, inkubasi, dan penanggulangan pencemaran, (b) Pelaksanaan pemasaran, kerjasama, pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi, (c) Pelaksanaan pengujian dan sertifikasi  bahan baku, bahan pembantu, dan produk industri kimia dan kemasan, serta kegiatan kalibrasi mesin dan peralatan, (d) Pelaksanaan perencanaan, pengelolaan dan koordinasi sarana dan prasarana kegiatan penelitian dan pengembangan di lingkungan BBKK, serta penyusunan dan penerapan standardisasi industri kimia dan kemasan, (e) Pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unsur di lingkungan BBKK.

      Tugas dan fungsi BBKK sebagaimana diuraikan diatas dijabarkan dalam program dan aplikasi RKAKL (Rencana Kegiatan dan Anggaran Kementerian/Lembaga) kemudian dari RKAKL lahir DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) dan selanjutnya lahir POK (Petunjuk Operasional Kegiatan). Dari POK lahir transaksi dan transaksi menciptakan arsip yakni berupa rekaman baik konvensional maupun digital. Arsip tersebut berdasarkan fungsinya adalah arsip aktif dan inaktif, sedangkan berdasarkan statusnya adalah arsip negara/lembaga yang bersumber dari anggaran negara.

      Arsip apa saja yang lahir dari sebuah proses melaksanakan tugas dan fungsi BBKK yang diatur dalam Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor 38/M-IND/PER/6/2006 ? (1) arsip penelitian dan pengembangan bidang industri, (2) arsip rancang bangun dan perekayasaan industri, (3) arsip pengujian produk dan kalibrasi peralatan, (4) arsip sertifikasi produk, (5) arsip pelatihan teknis, (6) arsip konsultansi dan penyuluhan, (7) arsip kerjasama, (8) arsip pemasaran, (9) arsip perencanaan, (10) arsip penataan keuangan, (11) arsip barang milik negara, (12) arsip ketatausahaan, (13) arsip kepegawaian

      Bagaimana hubungan antara Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor 38/M-IND/PER/6/2006 dengan Undang-Undang Nomor 43/2009 ?. Pasal 33 menegaskan arsip yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana negara dinyatakan sebagai arsip miliki negara. Selanjutnya pasal 3 menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk (a) menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, (d) menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, (e) mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

      Lalu dimana peran dan fungsi arsiparis BBKK diantara Undang-Undang Nomor 43/2009 pasal 33 dan pasal 3 dengan Peraturan Menteri Perindustrian Republik Indonesia Nomor 38/M-IND/PER/6/2006 ?. Peraturan Pemerintah Nomor 28/2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43/2009 tentang kearsipan pasal 151 ayat (2) menegaskan bahwa fungsi dan tugas Arsiparis adalah (a) menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan, (b) menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, (c) menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, (d) menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya, (e) menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (f) menjaga keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, (g) menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. Konsekwensi dari kata “menjaga” adalah memastikan ketersediaan arsip artinya siap saat dibutuhkan.

Share: